Επισκόπηση λειτουργικότητας του περιβάλλοντος διαχείρισης εγγράφων
Το σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων υποστηρίζει την διαχείριση τόσο των ψηφιακών εγγράφων όσο και των μεταδεδομένων τους.
H προσφερόμενη λύση προσφέρει ένα πλαίσιο για την διαχείριση του κύκλου ζωής των ψηφιακών εγγράφων σε ό,τι αφορά στην καταχώριση, αποθήκευση, διαχείριση του περιεχομένου και των μεταδεδομένων, στη δεικτοδότηση κειμένου και μεταδεδομένων, και στην αναζήτηση, διανομή, πρόσβαση και στη συντήρηση αυτών.
Το σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων, με την επωνυμία Plethora, αποτελεί ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον ανάπτυξης και εκτέλεσης εφαρμογών βασισμένων στην έννοια του εγγράφου. Ως έγγραφο μπορεί να αντιμετωπίζεται ένα τυπικό ηλεκτρονικό αρχείο (π.χ. PDF, Excel, κλπ), αλλά και γενικότερα, δεδομένα σε τυποποιημένη (μοντελοποιημένη) μορφή, όπως τα στοιχεία ενός διαβιβαστικού αλληλογραφίας, ή τα στοιχεία επαφής με ένα φορέα ή πρόσωπο, ή τα στοιχεία αιτημάτων, στοιχεία έργων, ιστοσελίδες, κ.α.
Όλοι αυτοί οι διαφορετικοί τύποι εγγράφων διαχειρίζονται από το σύστημα με ενιαίο τρόπο, επιτρέποντας την χρήση πολλαπλών εφαρμογών με δυνατότητες συσχετίσεων μεταξύ των εγγράφων των εφαρμογών αυτών (π.χ. συσχετίσεις μεταξύ στοιχείων έργου και αλληλογραφίας αποθηκευμένης σε ηλεκτρονικό πρωτόκολλο), δυνατότητες κεντρικής διαχείρισης ασφάλειας, χρεώσεων, αναζητήσεων με φίλτρα, εξαγωγών σε αρχείο και αναφορών, κλπ.
Στο πνεύμα αυτό, με την ίδια υποδομή έχουν υλοποιηθεί συστήματα για διαφορετικά πεδία εφαρμογής όπως: Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο, Φοιτητολόγιο για εκπαιδευτικά ιδρύματα, Διαχείριση Συνεδριάσεων Συλλογικών Οργάνων, συστήματα Διαχείρισης Αιτημάτων, συστήματα υποστήριξης διαδικασιών Πιστοποίησης και Ελέγχων καθώς και διαδικασιών Διαπίστευσης, κ.α.
Η υποδομή διαχείρισης εγγράφων προσφέρει τα ποιοτικά χαρακτηριστικά για την παροχή ενός συστήματος πλήρως βασισμένου σε ανοικτά πρότυπα και εγγυάται την ακεραιότητα των δεδομένων και την ασφαλή πρόσβαση στο ψηφιακό υλικό από τους χειριστές.
- Ανοικτά πρότυπα (Web, XML, σημασιολογικά, κ.α.)
- Ανεξαρτησία από τη βάση δεδομένων
- Ολοκλήρωση με το τοπικό δίσκο των χειριστών (μέσω WebDAV, κ.α.)
- Ολοκλήρωση με απομακρυσμένα αποθετήρια
- Drag‐and‐drop αρχείων
- Πολλαπλές εκδόσεις
- Εξαγωγή σε PDF (PDF renditions)
- Ψηφιακές Υπογραφές
- Σχεδίαση ροών εργασιών (BPMN2)
- Σημασιολογικές αναζητήσεις
- Εργαλεία ανάπτυξης Web εφαρμογών βασισμένων στην έννοια του εγγράφου
Εισαγωγή Εγγράφων
- εισαγωγή εγγράφων μέσω διεπαφής Web και ειδικών εφαρμογών (με χρήση API)
- εισαγωγή ψηφιακών εγγράφων από σαρωτή εντός του Web περιβάλλοντος
- δυνατότητα χρήσης εφαρμογών οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) κατά τη φάση ψηφιοποίησης ή σε επόμενο στάδιο ασύγχρονα στο server
- δυνατότητα δημιουργίας ενός εγγράφου με αντιγραφή ενός υπάρχοντος ή με χρήση προκαθορισμένου προτύπου (template)
- δυνατότητα δημιουργίας νέων εκδόσεων με εισαγωγή σχολίων χειριστών
Αναζήτηση Ψηφιακών Εγγράφων
- δυνατότητα συνδυασμού κριτηρίων αναζήτησης εγγράφων ως προς διάφορα πεδία μεταδεδομένων
- αναζήτηση με χρήση θησαυρού όρων για αναζητήσεις φυσικής γλώσσας (concept hierarchies search)
- δυνατότητα εξαγωγής καταλόγου εγγράφων που περιλαμβάνει τα έγγραφα που ικανοποιούν τα δοσμένα κριτήρια, ύστερα από την εκτέλεση του φίλτρου
- η δεικτοδότηση μπορεί να είναι αυτόματη και χειροκίνητη, να περιλαμβάνει το περιεχόμενο του εγγράφου και μεταδεδομένα
- η δεικτοδότηση του κειμένου μπορεί να γίνει με χρήση θησαυρού όρων ή οντολογιών ώστε να περιλάβει μόνο επιλεγμένους όρους ή να λαμβάνει υπ’ όψη κάθε όρο (free text search)
Ψηφιακές Υπογραφές, Ασφάλεια, Ολοκληρώσεις
- ψηφιακή υπογραφή αρχείων (ενσωματωμένη) και δεδομένων (detached) με εισαγωγή σχολίων χειριστών
- έλεγχος πρόσβασης χειριστών με LDAP, SSO, CAS, OAuth2.0, OpenID, κ.α.
- ορισμός ρόλων και απόδοσης σε αυτόν συγκεκριμένων δικαιωμάτων πρόσβασης σε ενέργειες και έγγραφα
- συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) και τις απαιτήσεις της νομοθεσίας για την προστασία της ιδιωτικότητας των προσωπικών δεδομένων
- ρυθμιζόμενος μηχανισμός καταγραφής όλων των ενεργειών χειριστών σε έγγραφα
Διαχείριση Δεδομένων και Μεταδεδομένων
- ορισμός δομών δεδομένων (σχήματα) για την περιγραφή των εγγράφων, την παραγωγή φορμών, την αναζήτηση, κ.α.
- τυποποιημένη περιγραφή για τα στοιχεία μιας εφαρμογής (π.χ. αποστολέας εγγράφου, περιγραφή εργασιών έργου, κλπ)
- μεταδεδομένα τεχνικού τύπου που περιγράφουν το ηλεκτρονικό αρχείο, όπως ο τύπος του περιεχομένου, το μέγεθος, η ημερομηνία καταχώρισης ή ενημέρωσης, κ.α
- ορισμός επιπλέον πεδίων ή σχημάτων μεταδεδομένων από χειριστές. Τα πεδία αυτά μπορούν να ανήκουν σε διάφορους τύπους δεδομένων όπως κείμενο, αριθμός, αύξων αριθμός, ημερομηνία, μονοδιάστατη λίστα τιμών, ιεραρχική λίστα τιμών, διεύθυνση Web, κ.α.
- εξαγωγή των δεδομένων/μεταδεδομένων σε διάφορες προδιαγραφές και προβολή τους με διάφορους εναλλακτικούς τρόπους
- όπου υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις τεκμηρίωσης των εγγράφων ή ανάγκες records management, μπορούν να ενεργοποιηθούν επιπλέον σχήματα μεταδεδομένων
